ツール連携が便利!Microsoftの業務フロー自動化ツール「FLOW」

Slack、Todoist、Trello、さらにメールまで……。業務効率化のツールがたくさんあるのは悪いことではありませんが、多すぎるが故にかえって「使わされている」状態になり、作業効率が落ちていませんか?ツールが多いというのも、業務やシチュエーションによっては考えものです。

そうした状況に陥っている方にこそ導入していただきたいのが、Microsoftからリリースされた業務フロー自動化ツール「FLOW」です。今回は、このツールの概要や、FLOWを使用した実際の業務効率向上方法についてお話しします。

Microsoftの業務フロー自動化ツール「FLOW」とは

(参照:https://flow.microsoft.com/ja-jp/

「FLOW」は2016年の11月にMicrosoftからリリースされた業務フロー自動化ツールです。Office365系のツールはもちろんのこと、「Slack」「Todoist」「Dropbox」「Google Calendar」といったビジネス系ツールと連携しており、各ツール間の処理を自動化することができます。

自分でオリジナルの自動処理をテンプレートとして登録することができるのはもちろんですが、オープンプラットフォームとなっているため、すでに世界中のユーザーが1,000個近いテンプレートを登録しています。ほとんどの場合、それらから気に入ったものをチョイスし簡単な設定を行うだけで、十分業務効率を上げることができます。

Office365のアカウントがあれば、Microsoftの該当ページからログインすることができます。自動処理の作成は左のタブにある「マイフロー」から行えます。ちょっとしたプログラムを作る感覚で、楽しく組み上げられるかもしれません。現在、FLOWはブラウザで操作するタイプの他に、Android用、iOS用のFLOWもリリースされています。

同様のサービスとしては「IFTTT」がありますが、FLOWはよりビジネスシーンでの利用に特化しているという印象です。

冒頭に申し上げた使用サービス、ツールが知らず知らずのうちに増えすぎてしまったことによる問題もFLOWによって各ツールを一本化することによって解決できるかもしれません。

「FLOW」でできる業務効率化の方法

上述した通り、FLOWにはすでに多くの処理自動化テンプレートが登録されており、特に一からマイフローを作らなくても便利に利用することができます。以下ではそうしたテンプレートの中を使って、実際に業務を効率化する方法をご紹介します。

■メールをプッシュ通知

ごく簡単なところであれば、メールが来たらブラウザにプッシュ通知が来るように設定することができます。メーラーをあらかじめ起動させておく必要はありません。特定の差出人からのメールだけを通知するようにも設定できます。

■スケジュールの自動追加

TodoistとGoogle Calendarをリンクさせれば、Todoistに追加したタスクを自動的にGoogle Calendarに同期することができます。このように目的がよく似た2つのツールの使用感を両立できるのは、FLOWの大きなメリットでしょう。

■関連ツイートのピックアップ

FLOWを使えばビジネス関連ツイートの追跡も容易になります。キーワードを含むツイートがあればピックアップしてくれるのはもちろんのこと、Googleスプレッドシートや、Excelのファイルにストアしておくことも可能です。指定メールアドレスにツイート内容を自動送信することもできます。

■スプレッドシートからSalesforce潜在顧客を作成

スプレッドシートに顧客リストをまとめてあれば、自動的にSalesforceの潜在顧客を作成することができます。行を追加するたびに新しい潜在顧客が増えていくので非常にスムーズです。

■クラウドストレージ間の同期

Dropboxのフォルダ内にファイルが作成されると、自動的にOneDrive内に同じファイルがコピーされるように設定することができます。同様にOneDrive for Business、SharePointとの同期も可能です。

今後に期待したい部分もあるが、注目のツール……

実際にFLOWを使用しているユーザーからは「非常に便利!」という声が上がっている一方、「うーん、イマイチ。」という意見も見受けられます。その理由としては連携サービスの制限があります。

特に、チャットツールとの連携はSlackとhipのみ。人によっては、難ありと思う方もいるかもしれませんね。とはいえ、FLOW自体ははじまったばかりのサービスですから、今後は連携がどんどん拡充されていくでしょう。

いかがでしょうか。ここまでの内容で概要がわかったら、まずはFLOWを操作してカスタマイズし、体験してみてはいかがでしょうか?ぜひ、自分の業務プロセスに合ったFLOWの使い方を見つけてください。

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