コミュニケーションの改善で業務効率化!エンジニアにオススメしたいコミュニケーションツール比較

あなたはコミュニケーションロスという言葉を聞いたことがありますか?コミュニケーションロスとは、報・連・相を怠ったり、誤った伝え方をしてしまったりとコミュニケーションにおけるミスにより、損失を生んでしまった状態です。上司や部下、同僚など複数人で仕事をする際は、「相手に伝えた情報が不十分である」「誤解のある表現をしている」などということが原因で相手が大事な判断を誤ってしまい、取り返しのつかない事態になってしまうことがあります。

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最近では、システムの複雑化やIT化、情報過多の状況から、コミュニケーションロスは起きやすい状況にありますが、有効なコミュニケーションツールを使うことで防ぐことが出来ます。口頭で伝えるなどリアルなコミュニケーションと合わせて、コミュニケーションツールを使うことで、ロスを抑え有限な時間を有意義に使いましょう!

コミュニケーションロスを解消する5つのコミュニケーションツールを紹介

1. ベンチャー企業に多く使われているChatWork(チャットワーク)

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ChatWorkは、メール・電話・会議に代わってチャット形式でやりとりができるテキストベースのコミュニケーションツールです。ChatWorkの使いやすいポイントは3つ。1つめがどこでも会議ができるということ。クラウド型でソフトのインストールが必要なく、マイクとカメラとネット環境があればどこでも会議ができます。2つめは、タスク管理がチャットワーク内でできる点、3つめはファイルの共有や管理も簡単に出来る点です。GREEやクラウドワークスといった技術系のベンチャー企業をはじめ、パソナテックや立命館大学など様々な法人・団体で多く使われています。

・公式URL:http://www.chatwork.com/ja/
・運営元:ChatWork株式会社
・料金プラン:無料(企業向け有料プランあり)

2. Slack(スラック)

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アメリカ発のコミュニケーションツール「Slack」。まだ日本語版がリリースされていないため、設定や項目などは英語で表示されています。(メッセージなどは日本語で送れます。)基本機能はチャットワークと類似していますが、ソースコードなどを共有できる点やDropboxやGitHub、タスク管理ツールのTrelloなど外部サービスとの連携が可能な点からエンジニアの間で人気のコミュニケーションツールとなっています。また、デザイン性の高さやTwitterのようにお気に入りを付けられるといった機能面も人気の理由のようです。

・公式URL:https://slack.com/
・運営元:Slack Technology
・料金プラン:無料(企業向け有料プランあり)

3. 社外のコミュニティ運営にも使える!サイボウズLive

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ビジネスツールの会社で有名なサイボウズが提供しているコミュニケーションツール「サイボウズLive」。チーム運営に必要なタイムライン、掲示板、イベント、ToDoリスト、共有フォルダの機能がそろったグループウェアです。その使いやすさから、企業だけでなくNPOやサークルといったコミュニティなどにも導入されています。スマホアプリですが、パソコンで操作することも可能です。

・公式URL:https://live.cybozu.co.jp/
・運営元:サイボウズ株式会社
・料金プラン:無料(機能追加により課金)

4. 大人数でのビデオ会議にも!Googleハングアウト

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様々なサービスを提供していることで有名なGoogleが提供しているハングアウト。ハングアウトとは英語で溜まり場や行きつけの場所といった意味。グループでの会話や、ビデオ会議などによく使われ、無料で最大10人でのビデオ会議ができる点が魅力です。Gmailを初めとしたGoogleのサービスとの連携もでき、iPhoneやAndroid、PCなど様々なデバイスで使えるのも良い点でしょう。普段からGmailやGoogleサービスを使うことが多い方は、特に使いやすいのではないでしょうか。

・公式URL:https://www.google.co.jp/hangouts/
・運営元:Google inc.
・料金プラン:無料

5. 利用企業社数15,000以上!「Talknote(トークノート)」

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トークノート株式会社が提供する社内コミュニケーションツール「Talknote」。Yahoo!Japan、KDDI、namco、リンクアンドモチベーションなど多くの企業が導入しており、、社内SNSとしての利用企業数が15,000以上とNo.1(2014年8月:シード・プランニング調べ)になっています。フェイスブックのようないいね!機能やコメント欄、LINEのような未読・既読が分かる機能、外部のメール機能連携やタスク管理、といった普段使っているコミュニケーションツールのいいところどりをしています。また伝える内容によって、タイムライン・グループ・個別メッセージと3つの方法を選ぶことができます。

・公式URL:http://talknote.com/
・運営元:トークノート株式会社
・料金プラン:無料(有料プランあり)

目的に合わせて、ツールを選択しよう!

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これまで紹介してきた5つのコミュニケーションツールは、それぞれ特徴があり、改善したい点や目的によって導入を検討すべきでしょう。SlackやGoogleハングアウトは、チャット機能などコミュニケーションに特化し、機能がシンプルになっています。ただ、他サービスと連携も可能なので、①SlackやGoogleハングアウトと連携できるサービスを使用している、②コミュニケーションの部分だけを改善させたい、といった場合に良さそうです。
ChatWorkやTalknote、サイボウズLiveは、チャット機能以外にも、ビデオ会議機能やタスク管理機能、掲示板機能など充実した機能が特徴です。全ての情報を一括して管理したい、「ここを見れば全て分かる」状態にしたいという場合に適切です。

まとめ

様々なコミュニケーションツールがあり、どれを使うべきか迷うところもありますが、重要なのは「コミュニケーションロス対策や仕事を円滑にするために使う」という目的です。
また、目的や状況に合わせて最適なコミュニケーションツールを取り入れることは、コミュニケーションロスを防ぎ、業務の効率化が進めるだけでなく、チームワークを向上し、よりクリエイティブで前向きなチーム作りにも貢献します。
新たなコミュニケーションツールの導入検討を機会に、チーム運営を見直してみてもいいかもしれません。

この記事を書いた人:高木祐寿穂

takagiyuzuho

セブ島でのIT留学を経てエンジニアへ。知人の紹介やクラウドサービスを活用した受託開発で経験を積みWeb系の会社にてフロントエンドエンジニアとして従事。Webメディアが好き。

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