フリーランスエンジニアになる前に身につけたい!見積もり・請求書などの文書作成スキル

フリーランスになる前に不安になることはいっぱいありますよね。

“○○ができなかったらどうしよう”
“△△ができないのにフリーランスとして報酬を受けられるのか”

フリーランスに必要なスキルについて様々ありますが、私のフリーランス経験から読者のみなさんにお伝えしたいのはサラリーマンのあいだに身につけておくとよい“あるスキル”です。それは“事務手続きや文書作成等の一般スキル”。今回は実はフリーランスでも生かすことができるこのスキルについてご紹介します。

●この記事はこんな人におすすめ!
・サラリーマンからフリーランスになることを考えている人向け
・フリーランスになる時にどんなスキルが必要なのか知りたい人向け
・フリーランスになることに漠然とした不安を持っている人向け

フリーランスになると技術スキルだけでなく一般スキルも必要になる

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「フリーランスになりたい!フリーランスを目指している!」

そういった方は技術スキルに自信ある方や、向上心が強く勉強会の参加など積極的に技術の学習をされる方が多いと思います。しかし、フリーランスにとって技術スキルと同じぐらい必要になってくるのが、事務手続きや文書作成等の一般スキルです。

企業規模や組織体制によって様々ではありますが、企業に属している場合は事務関連の書類や手続きは、専門部署による対応や、テンプレートが作成されていたりします。一方でフリーランスの場合は、自分で作成し手続きしない限り、誰もやってくれないのが基本です。一部契約書の締結など場合は、取引先企業から書面が送られてくるケースが多いので、問題はありません。しかし月末の請求書発行など、自身で発行したものを送付する必要の場合があり、作成するスキルや事前にテンプレートが必要になってくるのです。

これらの書類は、一般的に作成する機会やノウハウも少ないので、サラリーマンの方でも作成することができる方は、そう多くないのはないでしょうか。私自身今でこそ慣れた作業となっていますが、最初は本当に苦労しました。

記載に必要な内容を知る

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初めは自分で文書を作成しても必要事項が漏れていることが多いです。まず見積書であれば見積条件や見積期限。請求書であれば振込期限、振込先、振込手数料の負担についてなどの項目です。また見積番号、請求書番号がないなどの指摘がありました。言われてみれば気づくポイントではありますが、いざ作成するとなると、どういった記載内容が必要になるかわからなくなります。

実際にどのような項目が必要になるのでしょうか。

■見積書・請求書の記載項目

 

・宛先
書類を届ける相手先の名前を記名します。取引先の会社への発行か、担当者の発行かも宛先を書く際に重要ですので、事前に確認しておきましょう。

・通番
見積番号・請求書番号とも言われます。各書類に番号をふることで、データ管理する際に役立ちます。

・発行日
互いのスケジュール管理において、トラブルとならぬよう発行日は記載しましょう。「発行した。」「発行していない。」のやりとりを未然防ぐことは重要です。

・作成者の氏名と印鑑
屋号や法人をお持ち方はその名前、ご自身の氏名、住所、連絡先を記載します。また最終的に提出際には、捺印の上送付しましょう。

・見積り、請求となる金額と項目
提示する金額と、その対象となる項目を記載しましょう。複数項目が存在する場合は、それぞれ単価の記載等も必要となります。

・振込先、支払い期限 ※請求書の場合のみ
いつまでに、どこに金額を振り込むのか、請求書の場合は記載が必須です。これが無ければ払いたくても請求先の相手は支払いができません。

まだ会社に所属している場合は、会社にある見積書や請求書と、上記の項目を照らし合わせて見てみてはいかがでしょうか。各項目をどのように記載すればいいのか理解できると思います。

次のページ:文書作成のスキルを定着させるには

 

この記事を書いた人:手塚規雄

teduka

10年間、会社に勤めた後にフリーランスエンジニアとして、 業務系システム開発を最も得意とするプログラマ。 C#、VB.net、COBOLが得意で業界は 金融、公共、医療、サービスなど特に分野を選ばないスタイル。 また、エンジニア業以外にもいくつかの個人事業を展開中。 Twitter:@noriwo_t

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