【永久保存版】イベントスペース21cafeを3年運営して分かったイベントの作り方

こんにちは、ITクリエイターのための無料イベントスペース21cafe管理人のはぎー&えりーです。2016年8月をもって、21cafeはオープンから3周年を迎えました。このgeechsマガジンでも数多くのイベントレポートを掲載してきましたが、これまで延べ100件以上のイベントやセミナーの会場としてご利用いただいています。いつもご利用いただいている皆さん、心からありがとうございます!そしてこれからも宜しくお願いします!!

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▼21cafeの歴史を振り返ってみよう!
移転時のお披露目イベントの記事はこちらから
2周年記念イベントの記事はこちらから
21cafe管理人交代のお知らせ記事はこちらから

さて!私たちは、21cafeを運営している中でたくさんのイベント運営のお手伝いをさせていただいてきました。また、初めてイベント運営をされる方からご相談いただける機会も多くありました。今回の記事では、私たちがこれまでの経験で得た「イベント運営ノウハウ」をご紹介させていただきます!ぜひ今後イベントを主催される方のお役に立てると嬉しいです!

STEP1:イベントを企画しよう!

まずは企画をすることからスタート。「同じ技術領域の人と情報交換がしたい。」「新しいあの技術についての話が聞いてみたい。」さまざまな思いからイベント企画がスタートするわけですが、何を決めておけばいいのでしょう。この段階で決めておくとよいことをあげていきます。

・目的
・テーマ設定
・スタイルの決定
・開催時期
・登壇者のめぼしを付ける
・集客人数目標
・予算の決定
・スタッフの召集

中でも特に気に留めると良いことをピックアップします!

■ 目的の確認

 

目的を明らかにすることが一番大切です。むしろ目的が明確になれば、他のことは自然と決まることが多くあります。個人としての活動であれば「特定の技術の普及を進めたい」「同じ悩みを抱える人たちが集まる場を作りたい」といったものが多いでしょう。この場合は、目的を具体的にしなくても大きな問題ではありません。

でも、企業としての狙いがある場合は、しっかりと目的を定め、スタッフ間で共有することが大切です。その際、数字目標をもっておくとよいでしょう。これは目的が共有されていないと、イベント終了後にこれは当初の狙いが達成できたものだったのか、判断することが出来ないためです。イベントにはいろんな出会いがあり、あらゆることを叶える可能性があります。だからこそブレてしまわないように一番の目的を設定することが大切です。

20160830_eri.jpgちなみに21cafeでは、企業としてでなく個人として活動される有志のコミュニティの受け入れを積極的におこなっています。

■ スタイルの決定

 

一番目的を達成しやすいスタイルを選びましょう。考え方は下の表を参考にしてみてください。

目的 スタイル
Go言語界隈を盛り上げたい 多くの人に気軽に参加してほしいので、Go言語について何でも話せる「LT大会」
キャリアプランという同じ悩みを共有したい 蜜なコミュニケーションや事例が多く聞けるように、「交流会」や「パネルディスカッション」

 

■ スタッフの召集

 

21cafeでお貸し出しをしていても「スタッフの数が足りずに当日ドタバタしてしまった」というケースはよくあります。さきに説明した通り企画の段階で、イベントのスタイルや集客人数の目処が立っていると、必要なスタッフの人数が分かってきます。

必要になりそうなスタッフの役割をご紹介します。

役割 内容
全体進行 準備期間から当日まで全体のことを把握し、他のスタッフを指揮する。すべてを仕切る必要はありませんが、何か困ったときに判断を任すことができる役割の人がいるとスムーズです。
進行アシスタント 全体進行のサポーターのような役割です。準備中は飲食物や配布物の手配、当日は参加者の誘導・タイムキーパーなど全体進行と連携を取りながら柔軟に動きます。
司会 イベントのスタイルによっては司会者が必要になります。パネルディスカッションの場合は、司会者がモデレータとなる場合もありますが、その際はパネラー同士の議論を活性化させるテクニックも求められるので人選が重要です。
受付 参加費を徴収したり、参加人数を正確に把握したい際は、受付担当が必要です。規模によって人数は変動しますが、私たちは30名を超えると2名以上の配置するようにしています。
ゲスト対応 ゲストを呼ぶ際は、ひとり担当をつけてもよいでしょう。「何かありましたら私まで」と伝えられるとゲストは安心しますし、丁寧な対応ができます。
カメラマン 後日レポートを書く予定があるのであれば、カメラマンをアサインしておきましょう。

 

規模によってひとりがいくつかの役割を兼任したり、ひとつの役割への配置数を増やすなど、企画内容に合わせて召集するとよいでしょう。

STEP2:当日に向けて準備スタート!

企画が決定したら、さっそく準備に取り掛かります!

■ 会場探し

 

意外と手こずるのが会場探し。ITクリエイター向けに貸し出しをおこなうイベントスペースは多くありますが、キャパシティ、予算などを考えると、ぴったり条件の合う場所はなかなかないものです。特に東京では毎日多くの勉強会が開催され、その会場は争奪戦。出来るだけ早く会場を押さえるようにしましょう。

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 ― 会場選びで気をつける/確認すべきこと

 

・貸し出し時間
準備や撤退も踏まえて、貸し出し時間内におさまるか確認しましょう。「会場に出入りが出来る時間とイベントの開始時間を同時にしてしまい、事前に準備が出来なかった」という失敗談もあるので注意が必要です。

・収容人数
イベントは生もの。集客目標を立てても、想定より上下することは大いにあります。もし想定以上に集客できた場合に備えて、何名まで収容可能なのか確認しておくと、事前の調整で会場から人があふれてしまうことを防ぐことができます。

・貸し出し可能な設備
プロジェクターやスクリーンなど基本的な設備は無料貸し出しの場合が多いですが、予約必須や有料である場合もあるので、確認しましょう。会場にあるか確認しておくと良いものを一部紹介します。もし無ければ、事前に購入して準備をしましょう。
(例)ホワイトボード/バインダー/延長コード/アダプター/マイク・マイクスタンド/追加の机・イス

・飲食物の持ち込み
飲食物持ち込みの不可と合わせて、デリバリーの代理受け取りは出来るのかなど当日の運用についても確認しておきましょう。

・ゴミの処理について
懇親会がある場合はゴミが多く出るので、会場側にゴミ袋を提供してもらえるか、出たゴミの処理を依頼できるのか事前にチェックするとよいです。もしゴミが持ち帰りの場合は、捨てられる場所を探しておくと便利です。

・立地
立地のよしあしは、少なからず集客数や参加率に影響します。駅チカ・想定参加者の職場からアクセスがよい・分かりやすい場所がベターです。

20160830_hagi.jpgちなみに21cafeの貸し出し時間は平日18時30分~22時。収容人数は30~40名。デリバリーの代理受け取りはお断りしております。

■ 飲食物の手配

 

飲食物を手配はイベント当日が近づいてから発注することをオススメします。集客数が想定値より上下することはよくあるので、大体の参加者数が把握できる段階発注すると、多すぎたり少なすぎたりすることを防ぐことができます。勉強会のフードといえばピザが主流ですが、最近は工夫を凝らしたフードを用意する主催者の方もいらっしゃいます。

▼21cafeがよく使う便利なデリバリーサービス
ドリンクやお菓子をオーダーできる「カクヤス」
リーズナブルかつオードブルの種類が豊富な「すかいらーくの宅配サービス」
本格的なピザが食べられる「サルバトーレ クオモ」

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■ 配布物の準備

 

当日の配布物の有無は早めにチェックをしましょう。配布物が多い場合は事前にまとめておくなど準備をしておくと、当日がスムーズです。また、配布物を事前に会場に送ることが可能であれば、当日持ち込む荷物が少なくてすみます。その場合、荷物の預かりサービスをしているか会場に問い合わせることが必要です。

■ 備品の用意

 

会場では用意がない備品については自分たちで用意をしましょう。懇親会があるとゴミ袋が必要になるし、参加費を徴収するなら領収書を求められるかもしれません。当日の動きをイメージすると、必要な備品を洗い出しがしやすくなります。

■ 当日のスケジュールの決定

 

集客ページを作る上でも当日の流れを考えることは必要ですが、スタッフが動きやすくするという効果もあります。そのためにイベント開始前のスタッフの集合時間や準備の段取りなどまで踏まえるとよいです。スケジュールを考えているうちに、準備や確認事項の抜け漏れに気づくこともできます。

次のページ:イベント成功を左右するのは集客!

 

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